LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS
PERSONALES.
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Es importante saber que cuando una
persona acude a la Administración, o a
una empresa privada, para realizar
cualquier gestión (solicitar una ayuda,
tramitar la declaración de la Renta,
abrir una cuenta en el banco…) y tiene que
facilitar información personal, existe
una regulación general y básica para toda
España que protege el uso que se haga
de estos datos personales.
Los datos personales que se obtengan y
se guarden (ficheros) pueden tener
formas diferentes, no sólo serán
letras (alfabética), dibujos (gráfica), imágenes
(fotográfica), también pueden ser
números (numérica), sonidos (acústica) y de
cualquier otro tipo, como, por ejemplo,
direcciones de correo electrónico, etc.
Nuestro Documento Nacional de Identidad
contiene datos de carácter personal:
Nombre, apellidos, fecha de nacimiento,
etc.
En un puesto de trabajo, se manejan
documentos, solicitudes, archivos con
informaciones y datos que tendrán que
estar protegidos, por lo que es
necesario familiarizarnos con
situaciones que se van a producir y con
conceptos que nos van a ser útiles.
Recuerda sobre la protección de datos.
• Los datos personales que la
ciudadanía proporciona a la
Administración o a una empresa para
realizar un trámite tienen que
estar protegidos.
• Son datos personales todos los
archivos y ficheros que facilitamos,
sea cual sea su formato. Es decir,
puede ser nuestra dirección, DNI o
bien fotografías, correos
electrónicos, etc.
• En España existe una Ley básica
que regula cómo tienen que ser
protegidos y usados todos los datos
personales de la ciudadanía.
• La protección de los datos
personales significa que las personas que
trabajan en la Administración Pública
manejan documentos,
solicitudes, archivos con informaciones
y datos que tienen que ser
protegidos.
A continuación nos referimos a
conceptos esenciales en materia de protección
de datos personales:
1.1. Datos de carácter personal.
Los datos de carácter personal
son cualqu información sobre personas
físicas identificadas o
identificables. Ejemplo.: Nuestro domicilio, sueldo, etc.
También debemos saber que NO son
datos de carácter personal, los datos de:
• Personas jurídicas, como,
por ejemplo, las empresas.
• Personas físicas que
presten servicios laborales cuando solo
incluyan nombre y apellidos,
funciones o puestos desempeñados,
dirección postal o electrónica,
teléfono y número de fax
profesionales.
• Empresarios individuales
cuando hagan referencia a ellos en su
calidad de comerciantes,
industriales o navieros.
• Personas fallecidas.
1.2. Persona afectada o interesada.
Es importante saber que la persona
afectada o interesada es la persona física
que va a facilitar información
personal.
1.3. Consentimiento.
Como regla general, cuando una
Administración Pública quiera tratar o usar los
datos de la ciudadanía, deberá
conseguir el consentimiento de la persona, de
manera libre y sin confusiones, para el
tratamiento de sus datos.
1.4. Tratamiento de Datos.
El tratamiento de los datos personales
son las operaciones y procedimientos
técnicos de carácter automatizado
o no, que permiten la recogida, grabación,
conservación, elaboración,
modificación, consulta, utilización, modificación,
bloqueo y cancelación de datos.
También se llama tratamiento de datos
a los préstamos de datos que se hagan
por comunicaciones, consultas y
transferencias entre Administraciones,
empresas o particulares.
Cuando se tratan los datos personales
hay que tener cuidado con que la
información que se obtenga no pueda
asociarse a persona identificada o
identificable.
1.5. Fichero.
Un fichero es el lugar en el que
guardamos los datos de personas físicas que
recibimos en un trámite. Los ficheros
tienen que permitir el acceso a los datos,
de acuerdo con los criterios que
establezcan las leyes.
Un documento es un escrito, gráfico,
sonido, imagen o cualquier otra clase de
información que puede ser tratada
como datos en un sistema de información.
Para no perder información, se debe
hacer copia de respaldo de los datos en
un soporte que pueda siempre ser
recuperado. Este soporte es un objeto físico,
por ejemplo, un disco duro de ordenador
que almacena datos o documentos y
sobre el cual se pueden grabar y
recuperar datos.
1.6. Control de Acceso.
Para asegurar que los datos personales
se tratan correctamente y evitar la
manipulación o sustracción de los
mismos, se establece un control de acceso a
los datos archivados para asegurar que
se tratan correctamente y no se
manipulan o se pierdan.
El acceso autorizado es la
autorización que se da a una persona para que
utilice los datos de un archivo.
1.7. Persona usuaria.
La persona usuaria es la que está
autorizada para acceder a datos o recursos.
Los archivos que tienen regulado o
restringido el acceso funcionan con lo que
se llama perfil de usuarios/as.
El perfil señala los requisitos y las condiciones
que tienen que tener las personas que
pueden acceder.
1.8. Autenticación.
El usuario, cuando quiera acceder a los
datos guardados en el fichero, tendrá
que acreditar su identidad, lo
que se llama autenticación. Para esta
identificación se utilizará,
generalmente, una contraseña, que es confidencial y
que estará formada por una cadena
letras o números.
1.9. Cesión o comunicación de
datos personales.
La cesión o comunicación de datos
personales se produce cuando la
Administración Pública o las
empresas dan a otros los datos personales. Esta
comunicación, como regla general, ha
de ser autorizada por la persona a la que
se refieran los datos.
1.10. Responsable del fichero.
La persona responsable del fichero es
la que decide sobre su contenido y el
uso de los datos que contiene.
La persona responsable del fichero
puede cancelarlo, es decir, puede cerrar el
acceso a esos datos. La cancelación
implica el bloqueo de los datos. Y sólo si
una Administración Pública, Jueces
y Tribunales lo solicitan para una
investigación pueden ser abiertos
nuevamente. Y sólo se mantendrá abierto el
fichero durante la investigación,
debiendo después suprimirse todos los datos.
1.11. Persona encargada del
tratamiento.
La persona encargada del tratamiento es
la persona u órgano administrativo
que trata los datos personales.
Hay ficheros que pueden ser
consultados por cualquier persona, a veces
pagando un precio establecido.
Se llaman fuentes accesibles al público.
Son fuentes de acceso público,
exclusivamente, las siguientes:
• El censo promocional, que es
un listado elaborado por el Instituto
Nacional de Estadística a partir de la
utilización de los datos del censo
electoral, ya que la utilización de
datos del censo electoral queda
prohibido.
• Los repertorios telefónicos,
de acuerdo con su normativa específica.
• Los diarios y boletines
oficiales (BOE, BOJA, etc.).
• Los medios de comunicación
social.
• Las listas de personas
profesionales que contengan únicamente los
datos de nombre, título, profesión,
actividad, grado académico, dirección
e indicación de su pertenencia al
grupo profesional.