El proceso de archivo.
Es el procedimiento que se ha de
realizar por las personas empleadas públicas
para trasladar ordenadamente la
documentación del Archivo de Oficina al
Archivo Central correspondiente.
El proceso comienza cuando un Órgano,
Servicio o Unidad Administrativa
desee realizar una transferencia o
traspaso de documentación, la persona
responsable de dicho Servicio, Órgano
o Unidad, como persona responsable
del Archivo de Oficina correspondiente,
ha de contactar con el Archivo Central,
informando acerca de la
documentación que quiere transferir y de su volumen,
todo ello a fin de que en el Archivo
Central se pueda valorar la disponibilidad de
espacio y cualquiera otra
circunstancia que pueda afectar a la transferencia,
acordando conjuntamente los detalles
y la fecha de la operación.
La persona responsable del Archivo de
Oficina que se va a transferir al Archivo
Central, antes de hacerlo, deberá
asegurarse de que la documentación a
transferir se encuentre en las
condiciones adecuadas de conservación e
instalación, comprobando, al
menos, los siguientes aspectos:
a) Los expedientes deberán estar
completos, sin que falten documentos.
b) Deberán estar libres de clips
metálicos, grapas, gomas elásticas, anillas,
carpetas de plástico, carpetas
colgantes, archivadores de anillas o
cualquier otro elemento que pudiera
afectar a su conservación. Cada
expediente se colocará en una
carpetilla de cartulina o papel.
c) Se destruirán en la propia
oficina todos los duplicados, fotocopias y
borradores de originales
y sólo en el caso de que éstos no existan, se
conservará la copia. Los
documentos objeto de transferencia deberán
ser, por tanto, originales o copias
únicas y estar organizados.
d) Toda la documentación irá
introducida en cajas archivadoras de cartón
normalizadas que se denominan
“unidades de instalación” que han de
identificarse según lo
establecido por el Archivo Central. El envío de las
cajas al Archivo Central se realiza con
el correspondiente impreso de
Relación de Entrega normalizado,
firmado por la persona responsable
de la Unidad remitente.
